Evenementenloket: algemene info en online aanvraagformulier - thuisloket

Wil jij een activiteit of evenement organiseren in Leopoldsburg? Op deze pagina helpen we je graag verder met de nodige goedkeuringen en ondersteuning bij de aanvraag.

Let op: aanvragen moeten minimaal 8 weken voor het evenement worden ingediend.
Een aanvraag is geen goedkeuring. Hou dus rekening met de doorlooptijd van je aanvraag. Je evenement kan pas doorgaan als er adviezen zijn van brandweer en politie en het volledig is goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen. Je ontvangt hiervan bericht zodra dit in orde is.

Vraag je evenement aan

Evenement organiseren - aanvraag via thuisloket

Nuttige info bij de organisatie van je evenement


Klik op deze titeltjes om te bladeren in deze tekst.


 
 
Wanneer heb je een toelating nodig?

Via de beslissingsboom (zie link in groene vak hieronder) kan je nagaan of je voor je evenement (privé of publiek toegankelijk):

- een vergunning moet aanvragen 

- er een meldingsplicht geldt

Indien je een toelating nodig hebt of indien er een meldingsplicht geldt, dan dien je een aanvraag in te dienen via het evenementenloket (zie hieronder 'Hoe aanvragen?').

In de 'beslissingsboom' die je kan bekijken via deze link kan je nagaan of je een toelating nodig hebt voor je evenement.

 
 
Wat verstaan we onder een evenement?

Een fuif, (buurt)feest of wijkbarbecue, optreden, beurs, wandel- of fietstochten en wedstrijden, vlooienmarkt of rommelmarkt, fakkeltocht, carnavalsoptocht, betoging, sampling of uitdelen van gratis producten, kampvuur, ...

 
 
Hoe aanvragen?

Evenement organiseren - aanvraag via thuisloket

 
 
Hulp nodig?

evenementen@leopoldsburg.be of 011 29 38 22

Openingsuren:

maandag 9.00 tot 12.30 uur en 13.30 uur tot 17.00 uur
dinsdag 9.00 tot 12.00 uur
woensdag 9.00 tot 12.30 uur en 13.30 uur tot 16.00 uur
donderdag 9.00 tot 12.00 uur
vrijdag 9.00 tot 12.00 uur

Hulp nodig bij een jeugdfuif?

hiervoor kan je terecht bij de jeugddienst voor informatie en ondersteuning:
Michellaan 9 - tel. 011 34 52 06 - jeugddienst@leopoldsburg.be - www.leopoldsburg.be/jeugddienst



 
Inname openbaar domein

Je kan voor het organiseren van een evenement een gedeelte van de openbare gemeentelijke weg verkeersvrij laten maken. Dit geef je aan in het aanvraagformulier.

Wil je een gedeelte van een gewestweg verkeersvrij maken, dan dien je contact op te nemen met het Vlaams gewest – Agentschap Wegen en Verkeer Limburg, district West-Limburg: Souwstraat 39 te 3530 Houthalen-Helchteren, 011 52 08 40, wegen.limburg.district.west@mow.vlaanderen.be.

De gewestwegen in Leopoldsburg zijn:

- Antwerpsesteenweg
- Beringsesteenweg
- Bevrijdingsplein
- Diestersteenweg
- Dorpsstraat
- Hamsesteenweg
- Hechtelsesteenweg
- Hospitaalstraat
- Jacoletstraat
- Kolonel van Heesbekestraat
- Koning Albert I-plein (gedeeltelijk)
- Koningsstraat
- Leopoldsburgsesteenweg
- Lommelsesteenweg
- Nicolaylaan
- Stationsstraat

Opgelet! Je dient vooraf tijdig (ten laatste 2 dagen!) alle betrokken bewoners schriftelijk op de hoogte te brengen van de gewijzigde verkeersomstandigheden. Steek bijvoorbeeld een briefje in elke brievenbus.

De technische dienst plaatst de nadar en signalisatie naast de rijbaan. De organisatie staat zelf in voor het op de weg plaatsen (volgens signalisatieplan) en weer opruimen na het evenement.



 
 
Materialen lenen

De gemeente stelt gratis materiaal ter beschikking voor niet-commerciële evenementen in Leopoldsburg zoals nadar, vlaggen en vlaggenmasten.

Je kunt de gewenste materialen aanduiden in het aanvraagformulier. De technische dienst zorgt dan voor levering en ophaling.

Voor buurtfeesten van erkende wijken:

Erkende wijken kunnen voor hun buurtfeest deze materialen gratis lenen:

  • nadar
  • plooitafels
  • houten banken
  • gele afvalbakken
  • barbecue
  • brandblusser
  • EHBO-koffer
  • Wijkspeelkoffer
  • Spelkoffer
  • Sportkoffer
  • Fietsparking nadar

Wil jij ook een erkende wijk worden? Neem dan contact op via cultuurbeleid@leopoldsburg.be.
Elk comité kan maar één keer per jaar de wijkrugzak (wijksubsidie) aanvragen, maar kan meermaals materialen lenen.

Verenigingen aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad in Leopoldsburg (cultuurraad, jeugdraad, welzijnsraad, ...) kunnen volgende materialen gratis ontlenen:

  • Nadar
  • Wijkkoffer
  • Spelkoffer
  • Sportbak
  • Vlaggen
  • Vlaggenmasten
  • Fietsparking nadar

Uitleendienst Woeling:

Jeugdverenigingen uit Leopoldsburg kunnen bij de uitleendienst Woeling tegen een zeer lage prijs audiovisueel materiaal, verkeerskoffers, enzovoort uitlenen. Deze uitleendienst wordt gerund door vrijwilligers.
www.woeling.be


Provinciale Uitleendienst Limburg (PUL):

Erkende verenigingen en scholen kunnen ook terecht bij de Provinciale Uitleendienst Limburg (PUL) voor audiovisuele materialen. Het aanbod van materialen vind je terug op hun facebookpagina: https://www.facebook.com/pulimburg. Het transport van het materiaal is voor de ontlener.

Lees hier het volledig reglement: https://www.limburg.be/loket#4050-4051

PUL, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt
011 23 76 04 - uitleendienst@limburg.be

http://www.limburg.be/loket#4050

 
 
 
Locaties te huur bij de gemeente

Via Cultuurcentrum Leopoldsburg kan je een zaal huren:

  • grote feestzaal Buurthuis Heppen (max. 200 personen)
  • kleine feestzaal Buurthuis Heppen (max. 60 personen)
  • vergaderzaal Buurthuis Heppen (max. 30 personen)
  • lokalen in CC Leopoldsburg voor max. 5 tot 30 personen
  • de schouwburg van CC Leopoldsburg (420 zitplaatsen)

De prijzen zijn afhankelijk van het soort evenement (door erkende wijken, verenigingen, privépersonen, …). Kijk op www.ccleopoldsburg.be/zaalverhuur voor de tarieven en afspraken.

 
 
Subsidies

Komt jouw evenement in aanmerking voor een subsidie?

Interculturele activiteiten:

Het gemeentebestuur subsidieert activiteiten die het samenleven bevorderen tussen autochtonen en etnisch-culturele minderheden. Zulke activiteiten moeten ook vernieuwend zijn en een voorbeeldfunctie vervullen voor anderen. Klik hier voor meer info (https://www.leopoldsburg.be/subsidies-interculturele-activiteiten)

Evenement door een vereniging van ondernemers:

Een vereniging van ondernemers die een evenement organiseert, kan een premie aanvragen van maximum 2.500 euro. Meer info: https://www.leopoldsburg.be/premies-en-subsidies-lokale-economie

Buurtfeest:

De ‘wijkrugzak’ is een wijktoelage van 150 of 300 euro die erkende wijken 1 keer per jaar kunnen ontvangen voor het organiseren van een buurtfeest. Meer info: https://www.leopoldsburg.be/wijkfeesten

 
Publiciteit

https://www.leopoldsburg.be/evenementenloket-publiciteit

 

 
Regelgeving


Voor info over de regelgeving die van toepassing is bij het organiseren van evenementen verwijzen we hieronder naar andere pagina's op deze website of externe websites.

Klik voor meer info op de onderstaande zwarte blokjes.

  • Richtlijnen bij het gebruik van open vuur op publiek toegankelijke plaatsen (vuurkorf, barbecue, kampvuur)
    Op deze pagina kan je een document met de richtlijnen van de Hulpverleningszone Noord-Limburg bij het gebruik van open vuur (vuurkorf, barbecue, kampvuur) downloaden. Zorg er zeker voor dat je voldoet aan deze richtlijnen en verplichtingen!
     
     
  • Aanvraag evenement op het militair domein
    Als je iets organiseert op militair domein dien je ook een toestemming van Defensie aan te vragen en deze samen met je evenementaanvraag aan ons te bezorgen. De aanvraag bij Defensie kan via deze link.
     
     
  • Evenement in een bos of natuurgebied - aanvraag via Agentschap Natuur en Bos
    Als je iets organiseert in een bos of natuurgebied van het Agentschap Natuur en Bos dien je ook daarvoor toestemming aan te vragen en deze samen met je evenementaanvraag aan ons te bezorgen. De aanvraag bij het Agentschap Natuur en Bos kan je doen via deze link.
     
     
  • Algemeen sluitingsuur
     
    In Leopoldsburg wordt een sluitingsuur opgelegd van 1.00 tot 7.00 uur ’s morgens.
    Van dit sluitingsuur kan afgeweken worden mits het aanvragen van een nachtvergunning. Deze nachtvergunning kan je aanvragen via deze link.
     
     
  • Muziek afspelen
    Via deze link vind je info over 'geluidsnormen en overlast', Sabam en billijke vergoeding (auteursrechten).
     
     
  • Drank en eetwaren
    Via deze link vind je meer info over het schenken van alcoholische dranken, eetwaren en herbruikbare bekers, bestek en borden.
     
     
  • Security
    Via deze link vind je meer info over het laten uitvoeren van security door een externe bewakingsfirma of door vrijwilligers vanuit de eigen vereniging. 
     
     
  • Veiligheid
    Bij de organisatie van een evenement dien je veiligheidsmaatregelen te nemen. Via deze link vind je meer info over elektrische installaties, het maximum aantal toegelaten personen, brandveiligheid, regelgeving rond springkastelen.
     
     
  • Verzekeringen
    Beschik je over de nodige verzekeringen? Meer info vind je via deze link.
     
     
  • Wielerwedstrijden
    Bij de organisatie van een wielerwedstrijd dien je nog enkele verplichtingen na te komen. Meer info vind je via deze link.