Veilig organiseren in deze covid-19-periode

Op 1 juli is een nieuwe fase ingegaan in de versoepeling van de maatregelen inzake de Corona-crisis.

Hier vind je meer info over de organisatie van evenementen. Wat mag en wat moet als je een evenement organiseert tijdens de coronacrisis? Sowieso ben je verplicht om alle geldende maatregelen toe te passen, waarvan je een overzicht terugvindt via de link www.leopoldsburg.be/evenementenloket.

We vragen aan alle organisatoren van evenementen voor meer dan 200 personen, om volgens de verplichte procedure, het aanvraagformulier evenementen te downloaden op deze pagina: https://www.leopoldsburg.be/evenementenloket en dit formulier volledig ingevuld te bezorgen aan evenementen@leopoldsburg.be, samen met het resultaat ven je eventscan.

Deze eventscan doe je via www.covideventriskmodel.be. Zodra je deze scan hebt voltooid kan je een pdf-bestand met het resultaat downloaden.

Let op: evenementen van méér dan 200 personen die al een goedkeuring hebben, dienen een eventscan na te sturen naar de gemeente via het mailadres evenementen@leopoldsburg.be

Via de link op deze pagina kan je een document downloaden, met daarin een overzichtstabel van de maatregelen die gelden voor evenementen.

Voor wie kan je een evenement organiseren?
Uiteraard moet iedereen, jong en oud, kunnen deelnemen aan evenementen. Maar evenementen voor volgende doelgroepen vergen extra aandacht:
  • Kinderen tot 12 jaar
    Voor kinderen tot 12 jaar gelden minder strenge veiligheidsvoorschriften. Zij moeten geen mondmaskers dragen. Ook moeten zij ‘onderling’ geen afstand houden. Vanaf het moment dat er +12 jarigen betrokken worden gelden afstandsregels weer wel. Van zodra groepen gemengd zijn, gelden de strengste regels en moeten ook de -12 jarigen alle veiligheidsmaatregelen volgen.

  • Risicogroepen
    Het is en blijft belangrijk dat we bepaalde risicogroepen, die een hoger risico hebben op een ernstige COVID-infectie, blijven beschermen. De experten benoemen 2 belangrijke risicogroepen:

    - Ouderen

    - Personen met een ernstige onderliggende medische aandoening (bv. hart- en vaatlijden en verlaagde immuniteit). Vraag deze personen om vooraf te overleggen met hun behandelende geneesheer, vooraleer ze zich inschrijven om deel te nemen aan je activiteit. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie én het individu om het risico goed in te schatten en ernaar te handelen

  • Ziekte
    Personen die ziek zijn of de laatste 7 dagen klachten hebben gehad die aan een COVID-infectie doen denken, mogen niet deelnemen. Ook als er in de naaste omgeving (partner, gezin) ziekte of ziektesymptomen zijn (geweest), wordt deelname aan de activiteiten tijdelijk verboden.
Welke activiteiten vragen bijzondere aandacht?
Wat kan nog niet?
Een aantal activiteiten houden een verhoogd risico in en vragen extra maatregelen.
  1. (koor)zang
    Voor (koor)zang moet je rekening houden met volgende bijkomende zaken:
    - laat activiteiten bij voorkeur buiten doorgaan
    - indien binnen kies voor een goed te ventileren ruimte
    - hou twee meter afstand tussen de artiesten
    - koren moeten te allen tijde een mondmasker dragen

  2. Blaasinstrumenten
    Alle activiteiten waar blaasinstrumenten gebruikt worden, moeten aantal extra maatregelen nemen:
    - Laat activiteiten bij voorkeur buiten doorgaan
    - Indien binnen kies voor een goed te ventileren ruimte
    - Hou twee meter afstand tussen de artiesten
    - Instrumenten mogen niet uitgewisseld worden tussen verschillende muzikanten
    - Hou voldoende afstand tussen het koor/orkest en het publiek

  3. Fysieke contacten
    Fysiek contact is vaak een wezenlijk onderdeel van dans, toneel… Ook hier worden extra maatregelen gevraagd:
    - Laat activiteiten bij voorkeur buiten doorgaan
    - Indien binnen kies voor een goed te ventileren ruimte
    - Hou fysiek contact occasioneel en vermijd het aanraken van elkaars gezicht
    - Draag indien mogelijk een mondmasker
    - Hygiënemaatregelen voor en na de activiteit zijn zeer belangrijk

Evenementen / publieksactiviteiten kunnen vanaf 1 juli rekening houdend met volgende:

  • binnen tot en met 200 personen
    buiten tot 400 personen
  • Volg steeds de algemene richtlijnen (hygiëne, afstand, ...)
  • Hou rekening met de relevante protocollen (cultuur, evenementen, ...) Deze protocollen vind je terug via deze link.

  • BELANGRIJK! Voor evenementen van meer dan 200 personen voeg je het resultaat van de 'evenementenscan' bij het aanvraagformulier. Door de huidige maatregelen zijn nu ook indoor evenementen vanaf 200 personen vergunningsplichtig.

Volgende activiteiten mogen nog niet hervatten:

  • activiteiten gelinkt aan het nachtleven (fuiven, discotheek, nachtclubs)
  • massa-evenementen
Evenementenscan

Op de website www.covideventriskmodel.be vul je een vragenlijst in, waarna je activiteit of evenement een rood, oranje of groen label krijgt met het oog op het COVID-veiligheidsrisico. Dat risico wordt bepaald door een aantal parameters waarvan geweten is dat ze de verspreiding van het COVID-virus verkleinen of, in sommige gevallen, net verhogen.

  • Een rood label geeft aan dat het evenement een groot risico kan vormen voor verdere verspreiding van het virus.
  • Voor een event met een oranje label wordt geadviseerd om nog extra maatregelen te nemen om het risico voor verdere verspreiding van het virus te beperken alvorens het te (laten) organiseren.
  • Een groen label geeft aan dat het evenement als voldoende COVID-veilig wordt beschouwd om in de huidige fase van de epidemie georganiseerd te worden.

Voor elke sector bestaan er veilgheidsprotocollen. Deze protocollen vind je terug via deze link.

Algemene principes
  1. Afstand
    Algemeen wordt een afstand van 1,5 m meter tussen elk individu aangeraden. Indien dat niet 100% kan gewaarborgd worden, kan je ook nog volgende aanvullende maatregelen treffen:
    - mondmaskers (of ander individueel beschermingsmateriaal) dragen
    - beschermingswanden (plexi of andere) voorzien
    - voorzie 4m² per persoon voor zittende activiteiten
    - voorzie 10m² per persoon voor activiteiten waarbij het publiek rechtstaat en/of beweegt

  2. Ventilatie
    Organiseer bij voorkeur activiteiten buiten in open lucht. Kan dit niet wijk dan uit naar een grote goed te ventileren ruimte. Regelmatig de ruimtes verluchten (door bv. een venster open te zetten) is altijd, en zeker in kleinere ruimtes, noodzakelijk.

  3. Hygiëne
    Als organisatie voorzie je de nodige maatregelen om een goede hygiëne te waarborgen. Zorg dat iedereen regelmatig de handen wast met water en zeep en/of ontsmet met alcohol gel. Dit is en blijft een grondregel, en moet dus te allen tijd kunnen: voor, tijdens en na de activiteit.

    De infrastructuur moet in de mate van het mogelijke regelmatig schoongemaakt/ontsmet worden. Besteed daarbij extra aandacht aan de veelgebruikte contactoppervlakten zoals deurklinken, kranen, enz. Ook het materiaal dat tijdens de activiteiten gebruikt werd, moet schoongemaakt/ontsmet worden, zeker indien het door meerdere personen wordt gebruikt.

  4. Beperk contacten
    Beperk zoveel mogelijk het aantal contacten tussen mensen. Organiseer de activiteiten volgens het principe van de ‘contactbubbels’ (bv. steeds dezelfde groepsindeling, koppel/gezin, ...). Hou rekening met risicogroepen en vermijd het ‘mixen’ van generaties.

Procedure

Welke maatregelen moet ik als organisator nemen?
Een nul-risico voor verspreiding van COVID-19 bij de organisatie van groepsactiviteiten bestaat niet. Neem bij de organisatie van je groepsactiviteit het zorgvuldigheidsprincipe in acht. Lever alle inspanningen die redelijkerwijze kunnen verwacht worden om besmetting te voorkomen in de voorbereiding, de uitvoering en de opvolging van je groepsactiviteit.

Risicoanalyse

Voor je start met een activiteit kan je een risicoanalyse maken. Ga na welke risico’s er kunnen zijn met betrekking tot o.a. deelnemers, de locatie, de aard van de activiteit, de verplaatsing voor, tijdens en na de activiteit….

Op basis van de inschatting van de risico’s kan je:
- beslissen of het veilig (en haalbaar) is om de activiteit terug op te starten
- de nodige maatregelen treffen om alles zo veilig mogelijk te organiseren.

Draaiboek

Voor elke (soort) activiteit kan je een draaiboek maken waarin de activiteit zelf in al zijn aspecten (locatieplan, materiaallijst, tijdsschema, ...) en alle bijhorende veiligheidsmaatregelen worden opgenomen. 

Enkele aandachtspunten:
- Beheersing van groepen mensen (crowd management)
- Indeling van de ruimtes (gebouwplannen, lokaalindeling, ...)

Zo’n draaiboek is een belangrijk basisdocument bij de voorbereidingen en als houvast voor organisator, begeleider en deelnemer. Het toont dat je als organisator de heropstart volgens het principe van de goede huisvader werd aangepakt.

Aanspreekpunt

Elke organisatie stelt een duidelijk aanspreekpunt aan, op niveau van de organisatie én activiteit. Deze persoon is voor, tijdens en na de activiteit het aanspreekpunt voor de opvolging van de verschillende veiligheidsmaatregelen. Deze persoon staat met naam en contactgegevens in het draaiboek.

Inschrijvingen / registratie

Het is verplicht deelnemers aan activiteiten vooraf te laten inschrijven. Op die wijze hou je het aantal deelnemers beheersbaar, en verzamel je de nodige gegevens van de deelnemers. In functie van het nagaan van contacten bij een vaststelling (of vermoeden) van corona, is de organisator verplicht om minstens 30 dagen de contactgegevens (minstens naam, adres en telefoonnummer) van alle deelnemers (inclusief begeleiders en eventuele externe actoren) te bewaren. Doe dit per activiteit en conform de principes van de GDPR.
 

Meer info

Uitgebreidere info over de maatregelen die van toepassing zijn vind je op de de website https://www.info-coronavirus.be/nl